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会议接待的各项工作

发布日期:2016-12-19 02:06:38 浏览:1637

 【一】前期工作

   1、会场预约
   专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。根据要求预定酒店,会议(会展)场地。车辆等。我们将根据您的需要,为您具体分析各种情况做出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点,我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
   2、负责会场的布局,设备安装调试
   我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为你你提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,确保会议的顺利进行。
   3、印刷材料的设计制作
   我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。
   4、准备会务用品:
   代表证、会徽、纪念品等。
   5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务,代租会务所需设备。
   6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。
   7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。
   8、提供平面立体、vi设计。
   【二】会前准备
   1、接站:
   我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。我们为您准备的车辆每个座位都有保险。
   a、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。
   b、提供接、送机(站)时所需的各类型豪华空调车。
   2、营造气氛
   a、酒店大堂内欢迎水牌,门外或会场横幅等;会议(会展)场所的布置:欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。
   b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。
   3、报道
   a、酒店大堂内免费提供签到台(桌)及提示牌;
   b、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜;安客户需要安排接送与会宾客,协助会务组办理宾客签到等工作。
   4、会场服务
   a、根据会务组要求,策划、制作会场背景;
   b、根据会务组要求,专职人员负责会场的桌、椅摆放,负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试情况等。
   5、礼品制作
   向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品,并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品。
   6、返程票务
   a、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记;
   b、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。
   【三】会中服务
   1、提供专业外语翻译,摄像、礼仪公关和文秘服务。
   2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。
   3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务。
   4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。
   5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。
   6、参会者的餐饮:我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的参会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻饭店的地点,为您推荐不同的用餐地点。
   【四】会后旅游考察服务
   一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔,除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间,而在这良好和热烈的氛围下,有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出,我们就为您贴身打造合适的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务,一应俱全。
   【五】会后总结
   1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。
   2、协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。
   【六】会议及会展的预算
   1、交通费用
   交通费用可以细分为:
   (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
   (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
   (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
   2、会议室/厅费用
   具体可细分为:
   (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
   (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
   (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
   (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
   对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
   3、住宿费用
   住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
   正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
   4、餐饮费用
   会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
   (1)、早餐
   早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
   (2)、中餐及午餐
   中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。( 励志天下 www.lizhi123.net )
   (3)、酒水及服务费
   通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
   (4)、会场茶歇
   此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
   (5)、联谊酒会/舞会
   事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。
   5、视听设备
   除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
   ●设备本身的租赁费用,通常按天计算
   ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
   ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
   c、演员及节目
   通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
   d、其他——点心、水果及调制色酒
   6、杂费
   杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
   那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
   展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方——
   相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
   不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
   展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mx3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
   如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。