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如何举办会议——杭州会议策划

发布日期:2018-01-24 09:40:37 浏览:242

   会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的策划师会议成功的前提。策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。

我们将根据会议的级别和具体情况,首先做好会议主题的择定,主调是严肃或者活泼。再根据不同的会议模式,做好会议议程的安排。包括会议场地的筛选,分会场的设置。同时安排好会场的布局,设计好所有的需要,并提供会议所需的设备,提前进行安装调试,确保会议的顺利进行。

在会议进行过程中,如果您有任何细节上的变动或者需要,我们会根据您的要求,制定相关的方案,做好协调,以达到会议的预期目的。

对于重大会议的召开,我们会请来相关媒体,扩大会议知名度,让整个会议圆满落幕。

会议策划流程:

1、搞清楚“想法”

  会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息,通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

2、搞清楚“思路”

  从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,但无论参与者有多少,一定要确认一个有经验的项目负责人,想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰,经验不到位,往往从策划的一开始,就会在众多的意见、指导中迷失方向。

  在你筹划的思路理清后,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了。

3、会议地址的选择

  会场的选择,直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次,这也是随后进一步策划方案的基础,选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?

  改革开放后,人民大会堂开始面向商业活动开放。为了突出会议的权威性,彰显企业的高端形象,建议企业举行重大会议活动选择高端场地。

组织接待服务

  总结我们提供会议服务的经验,一般而言,您的会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节:

会前服务

  会前工作是整个会议接待的开始,是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下:

1、会议筹办方与主办者洽谈。

2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。

5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

会中服务

1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会后服务

  会后工作是整个会议接待的收尾阶段,很多会议公司对该环节缺乏错误的理解,任务现场会议结束意味着会议接待也就完了,其实不然,会议之后还有一些很重要的工作要进行,其主要内容如下:

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作,如送机。 

主要程序为:

  策划:我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。

咨询:在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、待流程等。

考察:在双方进一步取得互信后,我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

确定:这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。执行:严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

结算:双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

设备租赁

  设备租赁是设备的使用单位向设备所有单位(如租赁公司)租赁,并付给一定的租金,在租赁期内享有使用权,而不变更设备所有权的一种交换形式。

杭州伍方会议服务公司为您提供会议拓展、展览活动所需的大部分设备和设施的租赁和现成操作与技术维护服务。我们的设备均为世界一流品牌,并且定期更新以保持最佳效果。稳定而优良的设备性能以及专业的现场操作与维护,将为您的会展活动的成功奠定基础。

办公自动化系统:电脑、投影仪及屏幕、复印机、打印机、传真机

会议室设备及辅助:音、视频会议系统、同声传译系统、会场速记设备、电视机、VCD、DVD

广告展示宣传设备:易拉宝、展架、展区展台

舞台、灯光音响设施:舞台设计搭建、音响设备、各种灯具、特色演出团体

摄影、摄像器材:专业摄影、摄像机,水下拍摄

其他特殊要求设备:试车场、移动厕所、码头集装箱

会议礼品定制

  会议礼品是有关单位在会议场合为了加强与彼此之间的感情及商务交流赠送给对方的纪念性礼品。一般都带有主办单位名称及标志。因为以往客户的一致反应,会议结束要给会议参与者留下一个美好的会议,那最好的形式就是给大家送一个根据本次会议的主体相一致的定制礼品,所以现在每次会议都会有相应的纪念品,我们宝仑会议服务公司为您准备多种多样,极富江南风情的特色产品。有美轮美奂的南国珠宝,有细致精巧的工艺雕塑,有绚丽多姿的江南服装,每一样都能作为会议的永久纪念,给您带来江南小镇的味道。

会议礼品分类:

1、纪念品

  主要有不同形状的仿水晶制品、卡通公仔、木雕、工艺摆件、精美模型、工艺饰品等不同产品。适用于企业发布会、大型开放式集会性活动普通新闻媒体记者、普通参会嘉宾、个别答题或中奖的普通观众。

2 、办公用品

  主要有系列的高档产品:如商务包、电脑包、真皮名片夹、水晶名片夹、水晶笔筒、水晶台历、领带、精美钱包、皮带、钢笔等。还可定制U盘、精美的娱乐播放器、数码相机、笔记本电脑等等。这些产品办公使用性很强,非常有利于受赠人在日后的工作和生活中反复使用,其最大优势就是,观瞻率和反复使用性高、记忆性强。适用于高端VIP宴会、高端商业会议论坛少数会议贵宾等。

3、休闲用品

  主要有旅游套票、电影套票、精美渔具、精美紫砂陶、休闲沙滩椅、运动器械组合包(羽毛球拍、网球拍、乒乓球拍、握力棒等)。适用于规格偏高的,休闲娱乐度假场合召开的研讨会、沙龙会、笔会等。 

4 、赞助物品

  主要有高档红酒、白酒、礼品烟、茶叶、茶具等高端产品,还有钧瓷摆件、真皮行李箱、衬衫、保健枕头、家居服、羽绒服等等,从上述产品的形态来看,一般都不是主办方直接采购的礼品,往往是赞助商提供,再由主办方转赠给现场嘉宾和观众。适用于会议规格高、大、杂的大型商业性会议论坛,会场人数较多,礼品则主要赠予核心贵宾和部分特定人群。

5 、抽奖物品

  主要有数码相机、笔记本电脑、高档手机、无线光电鼠标、车用GPRS、MP3、MP4等等数码电子物品,这些通常是主办方,为了答谢经销商或者客户给与的一种明目张胆的“贿赂”行为,主办方往往会用有意无意的暗箱行为,把合适的礼品适时地“奖”给合适的人,以此来活跃现场气氛,以此达到感谢客户的目的。适用于大型酒会、经销商会、客户答谢会、企业年度盛典对主办方有特殊贡献的特殊人群。